Od 1 lipca 2026 roku organizatorzy turystyki będą musieli przekazywać dane dotyczące zawieranych umów do centralnego systemu TFG/UFG. Sama idea raportowania nie jest nowa. Zmienia się jednak skala całego procesu oraz poziom kontroli nad danymi, którego system będzie wymagał.
Co dokładnie się zmienia?
Nowe przepisy wprowadzają centralny model raportowania do TFG/UFG. W praktyce oznacza to obowiązek przekazywania danych dotyczących umów, wpłat, zmian rezerwacji czy anulacji bezpośrednio do systemu centralnego. Dane mają być aktualne, kompletne i przekazywane w określonym standardzie. Kończy się więc model, w którym dokumentacja pozostaje wyłącznie u organizatora i jest udostępniana dopiero podczas kontroli.
Zakres raportowanych informacji obejmuje między innymi: dane umowy, terminy imprez, kierunki wyjazdów, informacje o podróżnych, płatności, dane transportowe, zmiany i anulacje rezerwacji. Co ważne, raportowanie nie kończy się na jednorazowym dodaniu umowy. Jeśli klient dopłaci kolejną ratę, zmieni termin wyjazdu albo pojawi się korekta rezerwacji — dane również trzeba będzie zaktualizować.
Najważniejsze informacje o nowym wykazie umów TFG
Podczas spotkania dotyczącego nowego wykazu umów pojawiło się kilka kluczowych informacji, które mają duże znaczenie z perspektywy codziennej pracy organizatorów turystyki.
Obowiązek obejmuje umowy zawarte od 1 lipca 2026
Nowe zasady dotyczą wyłącznie umów zawieranych od 1 lipca 2026 roku. Umowy podpisane wcześniej nie będą wymagały „uzupełniania wstecz”, nawet jeśli po tej dacie pojawią się kolejne wpłaty, dopłaty lub raty. W praktyce oznacza to, że kluczowa będzie poprawnie zapisana data zawarcia umowy.
Liczy się moment podpisania umowy, nie data płatności
To bardzo ważna różnica organizacyjna. O objęciu umowy raportowaniem decyduje data jej zawarcia, a nie termin wpłaty zaliczki czy kolejnych rat. Dla biur podróży oznacza to konieczność pilnowania poprawnych dat już na etapie tworzenia rezerwacji.
Pierwszy raport — do 14 sierpnia 2026
Pierwszy obowiązkowy raport za lipiec 2026 musi zostać przekazany do 14 sierpnia 2026 roku. Następnie raportowanie odbywa się cyklicznie — do 14. dnia każdego kolejnego miesiąca. To rytm, który wpisze się na stałe w kalendarz operacyjny każdego biura podróży.
Korekty obejmują wyłącznie zmienione umowy
W przypadku zmian nie będzie konieczności ponownego przesyłania całego wykazu. Korekty mają obejmować jedynie te umowy, których dotyczą aktualizacje. To ważna informacja organizacyjna, szczególnie dla biur obsługujących dużą liczbę rezerwacji.
Nowe umowy i korekty obsługiwane oddzielnie
Przekazywanie nowych danych oraz aktualizowanie wcześniej wysłanych informacji mają działać jako osobne procesy. W praktyce oznacza to konieczność kontrolowania: które umowy zostały już zaraportowane, które wymagają aktualizacji, jakie zmiany pojawiły się po wcześniejszym przekazaniu danych. Przy pracy ręcznej może to oznaczać dodatkowe ryzyko pomyłek i konieczność ciągłego pilnowania statusów poszczególnych rezerwacji.
Jak Vakanza pomaga przygotować biuro podróży do nowych obowiązków TFG?
Vakanza to system stworzony dla biur podróży i organizatorów turystyki, którzy chcą uporządkować codzienną pracę i ograniczyć ilość ręcznych czynności związanych z obsługą rezerwacji, dokumentów oraz płatności. System wspiera cały proces obsługi klienta — od pierwszego kontaktu i rezerwacji, aż po rozliczenia i dokumentację wyjazdu.
Nowe obowiązki TFG oznaczają przede wszystkim większą potrzebę kontroli nad danymi oraz zmianami pojawiającymi się w rezerwacjach. Vakanza pomaga uporządkować cały ten proces w jednym miejscu. Wszystkie informacje dotyczące klienta, płatności, uczestników i dokumentów są ze sobą powiązane i aktualizują się na bieżąco wraz ze zmianami w rezerwacji. Dzięki temu biuro podróży nie musi pilnować danych w kilku arkuszach, dokumentach i mailach jednocześnie.
Przy pracy na arkuszach i rozproszonych dokumentach bardzo łatwo o sytuację, w której różne osoby pracują na innych danych albo jakaś zmiana zostaje wyłącznie w mailu. System pomaga biurom podróży, automatycznie zapisując historię zmian, kontrolując płatności i porządkując dane potrzebne do raportowania. Dzięki temu touroperatorzy nie muszą ręcznie przepisywać tych samych informacji pomiędzy dokumentami i mogą dużo łatwiej utrzymać spójność danych wymaganych przez TFG/UFG.
W praktyce oznacza to mniej ręcznej pracy, mniej ryzyka pomyłek i większą kontrolę nad rezerwacjami — szczególnie wtedy, gdy liczba klientów i zmian zaczyna rosnąć.